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Praxisratgeber für Handwerksbetriebe · Stand: 14. Oktober 2026

KI-Telefonassistent fürs Handwerk: Kosten, Datenschutz, Grenzen

Was ein KI-Telefonassistent für Handwerksbetriebe kostet, welche Datenschutzpunkte Sie vor Vertragsschluss klären sollten und wo die Grenzen im Alltag liegen.

Von Mikail Günes, Pakun AI · veröffentlicht am 14. Oktober 2026

Kurz gesagt: Die Kosten eines KI-Telefonassistenten setzen sich meist aus Einrichtung, monatlicher Grundgebühr und Gesprächsminuten zusammen; dazu kommt Ihre eigene Zeit für Rückrufe. Vor Vertragsschluss sollten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Speicherort der Daten, die Speicherdauer und die Frage der Gesprächsaufzeichnung klären. Anrufer müssen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Der Assistent nimmt Anliegen auf; Entscheidungen über Einsätze bleiben bei Ihnen.

Was ein KI-Telefonassistent grundsätzlich kann, beschreibt der Ratgeber Verpasste Anrufe kosten Aufträge. Wege für Anrufe nach Feierabend vergleicht der Ratgeber Anfragen außerhalb der Bürozeiten.

Woraus setzen sich die Kosten zusammen?

Anbieter rechnen unterschiedlich ab. Vergleichen Sie Angebote deshalb Posten für Posten:

PostenWas dahinterstecktWorauf Sie achten sollten
EinrichtungGesprächsablauf, Fragen, Weiterleitungsregeln, TestanrufeSind Änderungen nach dem Start enthalten?
GrundgebührMonatlicher BetriebMindestlaufzeit und Kündigungsfrist
MinutenInklusivminuten oder Abrechnung pro MinutePreis je Minute über dem Kontingent; auch Werbe- und Fehlanrufe verbrauchen Minuten
TelefonieEigene Nummer oder Rufumleitung von Ihrer NummerOb die Umleitung in Ihrem Tarif etwas kostet, steht in Ihrem Telefonvertrag
ZusatzfunktionenKalender, SMS, WhatsApp, Anbindung an Ihre SoftwareBrauchen Sie das zum Start wirklich?

Ein Posten fehlt in jedem Angebot: Ihre eigene Zeit. Jemand muss die Notizen lesen und zurückrufen, sonst ist nichts gewonnen.

Rechenbeispiel mit unseren eigenen Preisen

Damit Sie die Rechnung nachvollziehen können, nehmen wir unseren eigenen KI-Anrufschutz als Beispiel (Stand der Preise: 14. Oktober 2026, Endpreise, gemäß § 19 UStG ohne Umsatzsteuer): Die Basis-Variante kostet 690 € einmalig für die Einrichtung und 199 € im Monat. Enthalten sind 500 Gesprächsminuten; jede weitere Minute kostet 0,19 €. Die Mindestlaufzeit beträgt 3 Monate, danach ist der Dienst monatlich kündbar.

  • Monat mit 450 Minuten: 199 €.
  • Monat mit 650 Minuten: 199 € + 150 × 0,19 € = 227,50 €.
  • Erstes Jahr bei höchstens 500 Minuten im Monat: 690 € + 12 × 199 € = 3.078 €.

Wie viele Minuten Sie brauchen, ergibt sich aus Anzahl der Anrufe mal durchschnittlicher Gesprächsdauer. Zählen Sie beides zwei Wochen lang in Ihrer Telefonanlage, statt zu schätzen. Ob sich der Assistent lohnt, zeigt erst der Vergleich mit den Aufträgen, die Ihnen heute durch verpasste Anrufe entgehen; eine Formel dafür steht im Ratgeber zu verpassten Anrufen.

Im Vergleich: Anrufbeantworter, Telefonservice, Bürokraft

Ein Anrufbeantworter kostet wenig, aber viele Anrufer sprechen nichts auf, und die Angaben sind oft unvollständig. Ein Telefonservice mit Menschen am Apparat kann besser nachfragen und auf Unvorhergesehenes reagieren; die Preismodelle unterscheiden sich stark, holen Sie Angebote ein. Eine eigene Bürokraft kennt den Betrieb am besten, ist aber die teuerste Lösung und auch nicht rund um die Uhr erreichbar. Ein KI-Assistent liegt dazwischen: immer erreichbar, gleichbleibende Fragen, aber ohne echtes Verständnis für Sonderfälle.

Datenschutz: Was Sie vor Vertragsschluss klären sollten

Dieser Abschnitt dient der Orientierung und ist keine Rechtsberatung.

  • Auftragsverarbeitung: Der Anbieter verarbeitet die Daten Ihrer Anrufer in Ihrem Auftrag. Dafür ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig.
  • Ort der Verarbeitung: Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet, etwa durch das Sprachmodell oder den Transkriptionsdienst, gelten zusätzlich die Regeln für Drittlandübermittlungen nach Art. 44 ff. DSGVO. Lassen Sie sich alle Unterauftragnehmer nennen.
  • Aufzeichnung: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Eine Audioaufnahme braucht deshalb die Einwilligung der Anrufer. Fragen Sie, ob der Dienst Audio speichert oder nur eine schriftliche Zusammenfassung.
  • Information: Nach Art. 13 DSGVO informieren Sie bei der Erhebung, unter anderem über Verantwortlichen und Zweck. Am Telefon genügt in der Praxis ein kurzer Hinweis mit Verweis auf die Datenschutzerklärung.
  • Datensparsamkeit: Fragen Sie nur ab, was Sie für den Rückruf brauchen (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Klären Sie, wie lange Notizen gespeichert werden.
  • KI-Hinweis: Nach Art. 50 der KI-Verordnung müssen Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen. Diese Pflicht gilt seit dem 2. August 2026.

Grenzen im Alltag

  • Verhören: Dialekt, Baustellenlärm und ungewöhnliche Straßennamen führen zu Fehlern. Lassen Sie Rückrufnummer und Adresse im Gespräch wiederholen.
  • Keine Einsatzentscheidung: Ob jemand nachts ausrückt, entscheiden Sie. Der Assistent sortiert nach Ihren Regeln und leitet weiter.
  • Gefahr: Bei Gasgeruch gehört der Hinweis auf den Entstörungsdienst des Netzbetreibers in die Ansage.
  • Nicht jeder will mit einer KI sprechen: Bieten Sie an, dass ein Mensch zurückruft.
  • Keine Kapazität: Ein Assistent schafft keine freien Termine. Er sammelt Anfragen, die Sie dann auch bearbeiten müssen.

Häufige Fragen

Was kostet ein KI-Telefonassistent für einen Handwerksbetrieb?

Das hängt vom Anbieter ab. Üblich sind Einrichtung, monatliche Grundgebühr und Minutenpreise. Unser KI-Anrufschutz Basis kostet 690 € Einrichtung und 199 € im Monat inklusive 500 Minuten, danach 0,19 € pro Minute (Stand 14. Oktober 2026).

Darf der Assistent Gespräche aufzeichnen?

Nur mit Einwilligung der Anrufer. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Oft genügt eine schriftliche Zusammenfassung des Anliegens.

Muss ich Anrufern sagen, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Nach Art. 50 der KI-Verordnung müssen Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren. Am besten steht das im ersten Satz der Ansage.

Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Ja. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Anrufer in Ihrem Auftrag. Dafür schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag vor.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Angaben von Google, Microsoft und anderen Anbietern können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten Quellen in ihrer aktuellen Fassung.

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Quellen